Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
przygotowanie koncepcji oraz kompleksowe zorganizowanie i przeprowadzenie w terminie od dnia podpisania umowy do dnia 3 września 2023 r. siedmiodniowych pobytów dla łącznie 300 osób

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Kujawsko-Pomorskie

1.3.) Oddział zamawiającego: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 871121290

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Teatralny 2

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@kujawsko-pomorskie.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.kujawsko-pomorskie.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

przygotowanie koncepcji oraz kompleksowe zorganizowanie i przeprowadzenie w terminie od dnia podpisania umowy do dnia 3 września 2023 r. siedmiodniowych pobytów dla łącznie 300 osób

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2219458d-1b27-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00291357

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-07-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00039766/15/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.63 Zorganizowanie siedmiodniowych pobytów (turnusów) dla łącznie 300 osób tj. dzieci i młodzieży szkolnej z Ukrainy (wraz z opiekunami) na terenie województwa kujawsko-pomorskiego

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/kujawsko.pomorskie

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja w postępowaniu o
udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej pod
adresem https://platformazakupowa.pl/pn/kujawsko.pomorskie zwanej dalej Platformą. 2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia
komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, zawiadomień oraz przekazywanie
informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem formularza "Wyślij wiadomość" dostępnego na stronie:
https://platformazakupowa.pl/pn/kujawsko.pomorskie. 3. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem
Zamawiający i Wykonawcy posługują się nazwą i numerem postępowania określonym przez Zamawiającego na pierwszej stronie
SWZ. 4. W sytuacjach awaryjnych np. w przypadku przerwy w funkcjonowaniu lub awarii niedziałania:
https://platformazakupowa.pl/pn/kujawsko.pomorskie Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą
poczty elektronicznej, na adres zamowienia@kujawsko-pomorskie.pl . 5. Do porozumiewania się z Wykonawcami upoważniony w
zakresie formalnym i merytorycznym jest Pani Marta Jaroszewska, tel. +48 56-62-18-361 6. Zamawiający będzie przekazywał
wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na
pytania, zmiany specyfikacji, zmiany
terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będziezamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której
zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za
pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy.
7. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na
platformazakupowa.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może
trafić do folderu SPAM.
8. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: a) akceptuje warunki korzystania z
platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz
uznaje go za wiążący,
b) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem https://platformazakupowa.pl/strona/45-
instrukcje
9. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z
platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania
ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość
do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w
przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 ustawy Pzp

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o
ochronie danych)
(Dz. Urz. UE L. 119 z 4 maja 2016 r., str. 1 oraz Dz. Urz. UE L. 127 z 23 maja 2018 r., str. 2), dalej: rozporządzeniem 2016/679, tym
samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem 2016/679 oraz zgodnie z
przepisami krajowymi. Zamawiający informuje, że:
administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Kujawsko-Pomorskie -Urząd Marszałkowski Województwa
Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, Pl. Teatralny 2; inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Kujawsko- Pomorskiego w Toruniu; jest pan Andrzej Narolewski, adres poczty elektronicznej:
iod@kujawskopomorskie.pl; Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z
przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego; odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz
art. 74 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem ograniczenia zasady jawności; dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane,
zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres
4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia
publicznego przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały okres obowiązywania umowy;
Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków
formalno-prawnych wymaganych przez rozporządzenie 2016/679 i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o
udzielenie zamówienia. Do obowiązków
tych należą:
1) obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 rozporządzenia 2016/679 względem osób fizycznych, których dane osobowe
dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów
składanych na żądanie Zamawiającego,
2) obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 rozporządzenia 2016/679 względem osób fizycznych, których dane Wykonawca
pozyskał w sposób pośredni, a które to dane Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na
żądanie Zamawiającego.
Zamawiający informuje, że; 1) udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 rozporządzenia 2016/679 (dane osobowe
dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których
mowa w dziale IX ustawy Pzp, do
upływu terminu na ich wniesienie; c.d RODO (ograniczenia stosowania)

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): c.d. z RODO (obowiązek informacyjny) 2) udostępnianie protokołu i załączników do
protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia
2016/679 (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub
światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w
celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej
osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia; 3) w przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są
przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 rozporządzenia 2016/679 (związanych z
prawem Wykonawcy do uzyskania od administratora
potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem Wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich
zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 rozporządzenia 2016/679, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do
państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez Wykonawcę od administratora kopii danych
osobowych podlegających przetwarzaniu), Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych
informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;
4) skorzystanie przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia
2016/679 (uprawnienie do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu
postępowania oraz jego załączników; 5) w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o
którym mowa w art. 18 ust. 1
rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania; 6) w
przypadku, gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 spowoduje
ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia
zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o
których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZW-I.272.79.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie koncepcji oraz kompleksowe zorganizowanie i przeprowadzenie w terminie od dnia podpisania umowy do dnia 3 września 2023 r. siedmiodniowych pobytów (turnusów) dla łącznie 300 osób tj. dzieci i młodzieży szkolnej z Ukrainy (wraz z opiekunami) na terenie województwa kujawsko-pomorskiego wraz z ich zakwaterowaniem i wyżywieniem oraz zapewnieniem udziału w ofercie kulturalnej regionu, zgodnie z zapisami szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik 7 do SWZ oraz z projektem umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 80500000-9 - Usługi szkoleniowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

80522000-9 - Seminaria szkoleniowe

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-09-03

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Oceny dokonywać będzie trzech merytorycznych członków komisji przetargowej, stosując zasadę, iż
oferta nieodrzucona, która otrzymała najwyższą liczbę w ocenie kryteriów oceny ofert i ich znaczenia (suma uzyskanych punktów)
jest ofertą najkorzystniejszą.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 35

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Program Kolonii

4.3.6.) Waga: 45

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Atrakcyjność obiektu

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 4.2.1 oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (załącznik nr 4 do Swz);

4.2.2 odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 4.1.1 wykaz dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy (załącznik nr 5 do Swz).
4.1.2 informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiące przed jej złożeniem

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-07-14 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/kujawsko.pomorskie

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-07-14 10:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-08-12